Organisation von Veranstaltungen

A. Veranstaltungstypen

Warum Veranstaltungen sinnvoll sind
Politische Positionen der Partei können auf verschiedene Weise in die Öffentlichkeit gebracht werden. Zum einen durch Öffentlichkeits- und Pressearbeit, zum anderen im persönlichen Gespräch oder aber durch Veranstaltungen, die ein mehr oder weniger großes Auditorium finden. Gerade Veranstaltungen, bei denen auch Vertreter der Medien anwesend sind, müssen genau vorbereitet sein. Ihr Zweck kann entweder die Aufbesserung der Kasse oder wenn sie im kleinen Kreis stattfinden, die Stärkung der Gruppendynamik sein. Nicht nur, sie können ein niedrig schwelliges Angebot darstellen oder der Imagepflege dienen.

Wissenswertes zur Öffentlichkeitsarbeit
Öffentlichkeitsarbeit ist nach der inhaltlichen Arbeit, das wichtigste Betätigungsfeld einer politischen Organisation. In ihr verbinden sich die Gewinnung von Unterstützern der eigenen politischen Inhalte, von Sympathisant:innen und Mitgliedern, sowie ein Angebotspotential zur Teilhabe dieser Gruppen an der politischen Arbeit der Partei. Öffentlichkeitsarbeit ist dann besonders erfolgreich, wenn man es einerseits schafft, möglichst viele Menschen inhaltlich und emotional zu binden und gleichzeitig erfolgreich in die eigene Öffentlichkeitsarbeit einbaut.

Zusammenspiel der Kräfte notwendig
Will man eine Öffentlichkeitsarbeit erfolgreich gestalten und bspw. eine Aktion oder eine Kampagne erfolgreich umsetzen, ist bei der Planung mit dafür zu sorgen, dass die einzelnen eingesetzten Aktionspunkte nicht losgelöst von anderen Dingen gemacht werden. So hilft es bspw. gar nichts, wenn für ein Sachthema z.B. Hartz 4 Kürzung nur eine Diskussionsveranstaltung durchgeführt wird. Aufmerksamkeitswirksame Straßenaktionen wie Schilderwerbung an Ausfallstraßen, eine Bodenzeitung in der Fußgängerzone, wie auch Presseveröffentlichungen können die ganze Aktion effektiv abrunden.

Arten von Veranstaltungen
Bei der Vorbereitung, Planung und Durchführung im politischen Alltag, (hat der KV folgende Arten von Veranstaltungsmöglichkeiten), besser: kann der KV auf verschiedene Formen von Veranstaltungsmöglichkeiten wie Bildungs-, Diskussions- sowie Kulturveranstaltungen. Darüber hinaus werden Demonstrationen Kundgebung und Straßenaktionen in der politischen Arbeit als Mittel der Öffentlichkeit eingesetzt. Welche Veranstaltungsform ihr wann in eurem Kreis einsetzt, bleibt generell euch selbst überlassen.


B. Welche Veranstaltungsarten kennen wir
 
Kleine Veranstaltungen
Zu dieser Gruppe sind alle Veranstaltungen zu zählen, die weniger als 50 Teilnehmenden haben und damit den Großteil aller unserer Veranstaltungen betreffen. Ihr solltet darauf achten, wo sie durchgeführt werden. Im Freien oder in einem zu großen Raum verliert sich eine geringe Zahl von Teilnehmenden sehr schnell und die Veranstaltung wirkt schlecht besucht. Dabei ist es uninteressant, ob es sich um eine Diskussionsveranstaltung oder einen Vortrag handelt.
Im kleinen Rahmen kann man sich auch eher einen kleinen Schnitzer erlauben, denn das Publikum steht direkter und somit persönlicher gegenüber.
Das heißt jedoch auf keinen Fall, dass die Vorbereitung lückenhaft sein darf. Vielmehr muss klar sein, dass eine Podiumsdiskussion, eine Rede oder eine Präsentation mit zehn oder 1000 Menschen fast die gleiche Arbeit bei der Organisation machen wird und machen muss, damit sie gut wird.

Mittelgroße Veranstaltungen
Diese zeichnen sich durch eine Zahl von bis zu 300 Teilnehmenden aus und sind in der Regel ein Risikospiel. Oft ist man sich sehr unsicher, ob denn die angestrebte Zahl an Interessierten kommt. Dies ist bei Informationsveranstaltungen und Feiern und anderer ‘Geselligkeit’ genau gleich. Als Faustregel für die Auswahl des Veranstaltungsortes gilt, lieber zu klein als zu groß. In einem leeren Raum kommt eben einfach keine Partystimmung auf, daran ist nichts zu ändern. Gleiches gilt für Podiumsveranstaltungen und Vorträge.

Großveranstaltungen
Ein Kreisverband führt nur ganz selten eine Großveranstaltung durch, dies hat auch seinen Grund. Zum einen kostet sie eine ganze Stange Geld, da man Halle, Licht- und Beschallungsanlage sowie Werbung bezahlen muss, zum anderen benötigt man prominente Gäste, um starke Zugpferde zu haben, die auch viele Leute anziehen.
Großveranstaltungen haben 300 und mehr Gäste, und die müssen erst einmal kommen. Auch bei den Großveranstaltungen gilt, dass der Raum eher zu klein als zu groß sein darf. Da man aber noch mehr Menschen als bei mittelgroßen Veranstaltungen mobilisieren will, müssen das Thema und die Werbung zugkräftiger sein.

Aktiver Infotisch
Als Partei sollte man nicht nur in Wahlkampfzeiten (aber hier vor allem) mit einem oder mehreren Infoständen je nach Möglichkeit an den geeigneten Stellen vertreten sein. Bei der Entscheidung, wann diese Stände stattfinden sollen, können neben allgemeinen Ereignissen auch regionale Themen eine Rolle spielen. Darüber hinaus ist die Frage zu beantworten, wann kann ich am besten meine Zielgruppe erreichen. Will der KV über das Thema ALG II informieren, bietet sich hierfür der letzte Werktag sowie die folgenden zwei Tage (außer Sonntag) an. Bei dem Thema Lehrstellenmangel sind hingegen nachmittags stattfindende Infostände geeignet (-> Mappe D4 Aktiver Infotisch).

Kampagnen
Eine Kampagne ist nichts anderes als eine größer angelegte Aktion, die innerhalb einer selbst gesetzten Zeit unter dem Einsatz sämtlicher zur Verfügung stehender Mittel zur Öffentlichkeitsarbeit zum Tragen kommt. Anders als bei selbst initiierten Kampagnen vor Ort werden die Kosten für Plakate und Flyer in diesem Fall vom Landesverband getragen. Der KV an sich hat hier alleine dafür Sorge zu tragen, dass die Kampagne im Landkreis bekannt wird und diese Nachrichten mit ergänzenden Informationen aus dem Kreis gespeist werden.

Mahnwache
Diese Form wird u.a. dann meist benutzt, wenn mit regionaler- oder überregionaler Bedeutung Menschen durch Gewalteinwirkung Schaden genommen oder Bürgerrechte durch Gesetzesänderungen beschnitten worden sind. Eine Mahnwache ist im Gegensatz zu den anderen Aktionsformen eine Stille Veranstaltung.

Steckaktionen
Damit Zeitungen und/oder Flyer auch in die Briefkästen der Leute kommen, ist es erforderlich genügend freiwillige Helfer zu haben, die diese Materialien verteilen.
Als Orte bieten sich vor allem Siedlungen mit mehreren Wohneinheiten an, die mit wenig Aufwand abgesteckt werden können. Wenn möglich sollte der KV geeignete Wohngebiete aussuchen, die in der Regel drei- bis viermal im Jahr mit Informationen versorgt werden.

Unterschriftensammlung
Als ein Klassiker unter den Protestformen gilt auch die Sammlung von Unterschriften. Hier ist das Ziel innerhalb einer für sich vereinbarten Zeit, eine maximale Anzahl von Unterschriften zu erhalten. Neben den klassischen Sammlungsorten in den öffentlich zugänglichen Einkaufspassagen bieten sich die öffentlichen Parkplätze von Einkaufszentren, der Vorplatz vor dem Eingangsbereich von Oberstufen- oder Berufsschulzentren sowie der Gang durch die heimischen Kneipenszene an. Neben der direkten Sammlung bietet sich auch, sofern dieses sich für Euch technisch realisieren lässt, eine Onlinesammlung mit Hilfe der eigenen Website an.

Pojektorientiertes Arbeiten anwenden?
Projektmanagement kommt immer dort zum Zuge, wo bestimmte Arbeiten oder Vorbereitungen vom gesamten Vorstand oder Teilen desselben innerhalb einer Frist zu bewältigen sind. Ein derartiges Projekt kann im Kleinen bereits die Vorbereitung der nächsten Diskussionsveranstaltung und im Großen beispielsweise die Organisation einer Großdemonstration auf dem Marktplatz sein.
Interessanterweise unterscheiden sich beide Projekte von der Herangehensweise nur in Nuancen. Solche Terminarbeiten erfordern, je nach Größe des Projektes, eine gehörige Portion an Koordination.

Betreff Zeitablaufpläne
Für die Vorbereitung empfiehlt es sich, zusätzlich ein reines Zeitablaufdiagramm zu erstellen, aus dem noch klarer die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Tätigkeiten hervorgehen und auch die letztmöglichen Absagetermine enthalten sind.
Nach diesem Zeitablaufdiagramm muss dann strikt vorgegangen und der Plan danach konsequent eingehalten werden. Nichts ist ärgerlicher als eine Veranstaltung drei Stunden vor Beginn absagen zu müssen, es sei denn, es kommen Naturkatastrophen wie sinnflutartige Regenfälle, Sturm, oder Schneesturm oder ähnliches dazwischen. In einen solchen Fall sollte zumindest am Seminarort eine Information hierzu hängen.

Koordinator:in bestimmen
Auch wenn in der Regel die Verantwortung einer Veranstaltung z.B. der Kreisvorsitz-enden oder der Sprecher.in liegt, sollte zu Beginn der Planung einer Veranstaltung oder des Projekts die/der Koordinator:in der Veranstaltung klar sein. Sie muss nicht immer bei der Vorsitzenden oder bei der Sprecher:in liegen. Die Person sollte aber etwas von Organisationsabläufen verstehen. Eine gute Koordinator:in zeichnet aus, dass er Aufgaben delegieren kann, den zuständigen Akteuren Freiräume in ihrer Planung und Umsetzung einräumt, aber sich auch über den Stand der Ergebnisse ständig informieren lässt.
Bei Problemen während der Organisationsphase sollte er den Verantwortlichen für Hilfestellungen zur Verfügung stehen. Dabei sollte die Person es aber vermeiden, als rechthaberischer Besserwisser aufzutreten.


Checkliste Veranstaltungsvorbereitung
✓ Die Auswahl des Veranstaltungszeitpunkts.
✓ Die Auswahl der Diskussionsteilnehmenden.
✓ Die Festlegung eines Zeitplanes.
✓ Das Einladen von Mit-Diskutanten.
✓ Das Abklären des Veranstaltungsortes.
✓ Die Frage der Moderation klären.
✓ Die Festlegung des Programmablaufes.
✓ Die geeignete Bewerbung der Veranstaltungen.
✓ Das einladen der Presse- und Medienvertretungen.
✓ Einen Vorabinformation für die Medien (Veranstaltungskalender)
✓ Vor Beginn der Veranstaltung den Raum bzw. Saal vorbereiten.

Warum ist eine Werbung wichtig
Stell dir vor ihr macht was steckt viel Zeit und Energie herein und keine:r nimmt daran teil. Jetzt könnt Ihr sagen, dass dieses Euch nicht fremd ist, diese Tatsache darf aber nicht als Vorwand dienen dann so weiter machen. Vielmehr ist nach den Ursachen zu schauen und nach Abhilfe zu suchen (Immer vorausgesetzt die Themen passen auch um diese zu bewerben). 

Social Media als wesentliche Werbeplattform
Mit den Einzug von Instagram, Twitter Facebook und weitere haben diese den Stellenwert der bisherigen Werbeplattformen wie Briefe und/oder E-Mails deutlich zurückgedrängt. Grund hierfür sind neben den niedrigeren Kosten wie beim Briefporto, die Möglichkeit der Interaktiven Nutzung dieser Medien sowie die Schnelligkeit mit Hilfe des Smartphones mit der sich Botschaften transportieren lassen. Nimmt man jetzt noch Bilder und Videos dazu, ist man in der Lage das volle Programm auszuschöpfen. 

Die Website oft ein Stiefkind in der KV-Arbeit
Das Werbemittel der 1990iger Jahre die Website, ist richtig genutzt immer noch ein gutes Möglichkeit, Botschaften unter das Zielpublikum zu Transportieren. Zwar fehlt diesem Medium die Schnelligkeit und das Interaktive von Social Media, dafür lässt es sich, nutzt man es richtig, als gutes Archiv und Aufbereitende Suchmaschine nutzen. Kreisverbände, denen wiederum es an fähigen Personal fehlt diese Seite zu betreuen, sei an der Stelle empfohlen, diese auf die Startseite zu reduzieren und als Visitenkarte herzurichten. 

Wichtig: Eine Website die nicht regelmäßig gepflegt wird und veraltete Informationen enthält, ist als alles andere als ein positiver Werbeträger. Er erweckt eher den Eindruck, die dort tätigen können so große Kompetente nicht sein.

Sharepics (Vorlagen)
Diese sind gestaltete Bilder und/oder Zeichnungen in einer gewissen Pixelgröße die zur Übermittlung von Bildbotschaften gerade in Social Media und der Website verstärkt wird. Mit einem gewissen Verständnis von Bildgestaltung lassen sich diese schnell und einfach erstellen.  

SharePics sind Social-Media-Formate, die nur funktionieren, wenn die Informationen darauf geschlossen für sich stehen – also keinen weiteren wichtigen Kontext benötigen. Sie lassen sich sonst aus dem Zusammenhang reißen und eignen sich daher nur bedingt als Anteaser für eine Geschichte auf einer anderen Plattform.
Denn: Anders als auf einer Nachrichtenseite öffnet sich beim Anklicken auf die Überschrift kein Online-Artikel mit zusätzlichen Informationen. Zudem sind SharePics – wie der Name schon sagt – darauf ausgelegt, weiterverbreitet und geteilt zu werden. Zum Beispiel in Storys auf Instagram. Und auch Informationen im Antext auf Facebook oder Twitter gehen schnell verloren. 

Flyer 
Der gute alte Flyer der Generationen schon in den 1970iger Jahren häufig für die Bewerbungen von politischen Themen und Veranstaltungen eingesetzt wurde, hat auch wenn man es nicht denkt immer noch nicht ausgedient. Doch anders als in den Jahrzehnten davor, wo 500 und mehr Auflage erstellt wurde, reicht i.d.R. ein kleinere Auflage von maximal 100 Stück für bspw. einen Infostand aus. Ausnahme wäre dann gerecht fertigt wenn ihr eine größere Verteilaktion anstrebt. doch denkt daran maximal 3% die Flyer werden auch gelesen. 

Sticker
Unter einen Sticker verstehen wir üblicherweise ein Druckerzeugnis Im Format DIN A8 (50x 72 mm) entweder aus Papier oder Kunststoff auf der einen Seite bedruckt und auf der anderen Seite mit einer Selbstklebefläche beschichtet ist. Dieses Werbemedium, dass sich gerade in der Jugendorganisation großer Beliebtheit sich erfreut ist geeignet eine Werbebotschaft durch das Anbringen z.B. an einer Tasche oder eines Buchrückens nach außen hin sichtbar zu machen.

Wissenswertes zum verwenden fremder Bilder
Ein Bild sagt mehr als 999 Worte, deshalb sollten gute am besten helle Bilder für eure Veröffentlichungen bereitstehen. Neben selber Fotografieren gibt es im Netz auch eine Fülle von kostenfreien Bildern aber Vorsicht vor ihrer Verwendung bzw. Verfremdung (Bearbeitung) 
hier müssen unbedingt die Lizenzbestimmungen beachtet werden. Auch kostenlos verfügbare Medien unterliegen in der Regel bestimmten Bedingungen. Wichtig ist, ihr seid Euch sicher woher die Bildquelle her ist. 

Wissenswertes zur Veröffentlichung Eurer Bilder
Aber auch die Veröffentlichungen Eurer eigenen Bilder bedürfen gewisser Regel, so ist es wichtig, dass ihr angebt, was andere Nutzer:innen mit diesen anstellen dürfen. Als Beispiel seien hier die frei verfügbaren Pressefotos unserer Fraktion im Hessischen Landtag genannt. Die Fotos dürfen frei verwendet und sogar verändert werden, (siehe: https://www.linksfraktion-hessen.de/presse/fotos/).“

Terminkalender in der regionalen Tageszeitungen nutzen
Getreu dem Motto gesehen und gesehen werden, bietet sich der i.d.R. der kostenfreie Terminkalender der regionalen Tageszeitung an. Auch wenn diese Informationen meist ein paar Tage vorher der Redaktion mitgeteilt werden muss, erreicht es noch die Zielgruppe 40+ sowie die politischen Mitbewerber:innen. Dieses ist trotzdem sinnvoll, dass die Möglichkeit besteht das darüber informell Gesprochen wird und das ist alleine Grund genug.

Andere zur Mitbewerbung einbeziehen
Wollt ihr eine Veranstaltung auch über eure Kreisgrenze heraus bewerben, solltet ihr die Unterstützung anderer Kreisverbände und/oder des Landesverbandes einfordern. Dann  können diese bspw. Eure Veranstaltungen über ihren Mailverteiler versenden und über ihre Social Media Kanäle verbreiten. 




Checkliste
Warum ist eine Werbung wichtig
Social Media
Website
Flyer 
Terminkalender der regionalen Tageszeitung
Andere zur Mitbewerbung einbeziehen
Sticker
Layout Gestaltung und Bilder